CLOCKING1. מפעיל האתר ויצירת קשר
CLOCKING מופעלת על ידי הוואי שרונה בע״מ (Hawaii Sarona Ltd.), ח.פ. 516551579. לפניות בנושא פרטיות: office@alohatlv.net.
2. המערכת והמידע שעשוי להיכלל בה
המערכת משמשת לניהול עובדים, סידורי עבודה, זמינות, נוכחות ואישור שעות. בהתאם לשימוש של העסק, המידע עשוי לכלול שם ופרטי קשר של עובד, שיוך לסניף ותפקיד, פרטי חשבון והרשאות, זמינות והערות, משמרות, החתמות, תיקוני שעות והיסטוריית שינויים, ואישורי שעות או דיווחי אי־התאמה. חלק מהמידע מוזן על ידי העסק וחלק על ידי העובד.
מטרות העיבוד המוצעות הן אספקת השירות, ניהול משמרות ונוכחות, בירור אי־התאמות, אימות גישה ותמיכה. יש להשלים עם העסק את ההסבר לעובד בדבר חובת או רשות מסירת המידע, מטרותיה ותוצאות אי־מסירתו, לפי הדין והנסיבות.
3. מיקום בהחתמה מהטלפון
בעת שימוש בהחתמת NFC או QR מתבקשת גישה למיקום לצורך בדיקת הקרבה לסניף. בקשת ההחתמה כוללת קואורדינטות ודיוק מיקום; בהחתמה מוצלחת נשמרים עם האירוע גם פרטי המיקום, הדיוק והמרחק המחושב. סירוב להרשאת מיקום עשוי למנוע החתמה בדרך זו; לבירור חלופה יש לפנות למנהל העסק.
המלצה לאישור: להשתמש במיקום רק לצורך אימות ההחתמה ובירור חריגות, ולא לצורך מעקב רציף אחר עובדים. יש לקבוע בנפרד תקופת שמירה לנתוני המיקום; לא נקבע כאן מועד מחיקה ולא יושם במסגרת הכנת מסמך זה.
4. זיהוי במכשיר, אחסון בדפדפן והתראות
כניסה והחתמה עשויות להיעזר במפתח גישה (Passkey) ובאימות שמבצע המכשיר. המערכת שומרת פרטי מפתח ציבורי ואימות; תמונת פנים או טביעת אצבע אינן חלק מפרטי מפתח הגישה הנשלחים אליה.
המערכת משתמשת באחסון בדפדפן לשמירת מצב התחברות והעדפות. התראות לטלפון כרוכות בהרשאת המשתמש ושמירת פרטי מנוי להתראות. יש להשלים לפני אישור המדיניות בדיקה של שירותי האירוח, קובצי העוגייה וכלי מדידה, אם קיימים; אין במסמך זה הצהרה שאין כלי מעקב.
5. גישה ושיתוף מידע — הצעה לאישור
מומלץ להגביל גישה לעובד ולגורמים המורשים בעסק לפי תפקידם, ולספקי שירות רק לצורך אספקת השירות, תמיכה או חובה בדין. יש להסדיר עם העסק את חלוקת האחריות, מטרות העיבוד והוראות הטיפול במידע, ועם הספקים את תנאי העיבוד והעברות המידע, לרבות מחוץ לישראל ככל שקיימות.
המערכת כוללת ממשק ייצוא ל־VEXO עבור הארגון שהוגדר לכך. הממשק כולל שם עובד, מזהה שעון לפי סניף, שעות נוכחות ומצב אישור שעות; הוא אינו כולל מספר טלפון או דוא״ל. עצם קיום הממשק אינו מעיד שהעברה פעילה לכל לקוח. יש לאמת מול העסק אילו חיבורים פעילים ומי מקבל את המידע.
המלצה לאישור: לא למכור מידע אישי ולא להשתמש בנתוני עובדים לשיווק שאינו קשור לשירות. זו הצעת מדיניות ולא הצהרה על נוהג עסקי שכבר אומת.
6. שמירה, מחיקה וזכויות
מומלץ לשמור מידע רק למשך הזמן הדרוש למטרותיו ובהתאם לחובות הדין והוראות העסק. לפני הפיכת הטיוטה למדיניות סופית יש לקבוע תקופות נפרדות לנתוני נוכחות, מיקום, יומני פעילות וגיבויים, ואת התהליך בסיום מנוי. לא נקבעה כאן תקופת שמירה מחייבת ואין הבטחה למחיקה אוטומטית.
ניתן לפנות בדוא״ל לבקשת עיון ותיקון מידע בהתאם לדין החל, וכן לבירור אפשרות מחיקה. הבקשה עשויה לדרוש אימות זהות ותיאום עם המעסיק. מחיקה אינה זכות בלתי מסויגת ועשויה להיות מוגבלת בשל חובות שמירה בדין או צורך בבירור מחלוקת.
7. לפני אישור המדיניות
יש להשלים כתובת עסק לפניות, רשימת ספקים וחיבורים פעילים, מיקום עיבוד ואחסון, תקופות שמירה ומחיקה, תהליך טיפול בבקשות ותיעוד הודעה לעובדים. המלצות במסמך אינן משנות את אופן פעולת המערכת ואינן התחייבות שכבר נכנסה לתוקף.